Elektronisch factureren
Via deze link kunt u zich aanmelden voor de nieuwsbrief.
Elektronisch factureren biedt ondernemers eigenlijk alleen maar voordelen. Er zijn echter ook twee nadelen waar u rekening mee moet houden voor u voor elektronisch factureren kiest.
Onderstaand een korte samenvatting van de voor -en nadelen
Voordelen
- De besparing die u met elektronisch factureren kunt behalen zijn behoorlijk. Een papieren factuur kost gemiddeld tussen € 0,75 en € 1,50 aan arbeidskosten, papier, verzendkosten etc. Daar zijn de kosten van aanmaningen en dergelijke nog niet eens in meegerekend. De besparing die u met elektronisch factureren kunt realiseren kan oplopen tot meer dan vijftig procent van deze kosten. Voor kleine ondernemers liggen die kosten hoger omdat zij minder facturen versturen. Ook het verwerken van inkomende facturen kan op deze manier stukken goedkoper en efficiënter.
- Een andere besparing is dat de administratie sneller en efficiënter gaat. Als u uw boekhoudpakket (artikel over administratiepakketten) koppelt aan het systeem voor elektronisch factureren bespaart dit veel tijd omdat veel doorleveringen in het systeem geautomatiseerd gaan (zie ook het artikel automatisering).
- Daarnaast hoeft u minder tijd te besteden aan debiteurenbeheeromdat klanten geneigd zijn eerder te betalen. Uit onderzoek blijkt dat klanten gemiddeld 7 dagen sneller betalen wanneer ze een elektronische factuur ontvangen. Verder kunnen herinneringen automatisch worden verstuurd.
- Indien u zaken doet met andere bedrijven helpt u hen ook met kosten/tijd besparen. De elektronische factuur kan namelijk door uw klant ook geautomatiseerd worden verwerkt.
- Tot slot is de authenticiteit van iedere factuurbeter gewaarborgd. Valse facturen zijn uitgesloten omdat u gebruik maakt van een afgesloten, beveiligd systeem.
Nadelen
- De kosten van een elektronisch factureringssysteem moeten uiteraard wel opwegen tegen de voordelen die u eruit haalt. Een goede kosten-batenanalyse is dan ook essentieel.
- Of u inderdaad efficiënter gaat werken met de elektronische factuur is mede afhankelijk van uw klanten. Accepteert uw klant een digitale factuur? Het is daarom raadzaam vooraf te inventariseren of uw klanten digitale facturen willen ontvangen. Indien u besluit over te gaan tot digitaal factureren is het belangrijk dat uw klanten hierover worden geïnformeerd. Tevens kunt u besluiten digitaal en papier factureren naast elkaar te laten lopen om zo de klanten, die beslist een papieren factuur willen ontvangen, van dienst te kunnen blijven.
Voorwaarden van de belastingdienst
De voorwaarden op een rij, iedere factuur (papier of elektronisch) moet minimaal de volgende gegevens vermelden:
- een opeenvolgend nummer (klik op deze link voor meer informatie hierover)
- factuurdatum
- leveringsdatum
- uw naam en adres
- uw BTW-nummer
- naam en adres van de afnemer
- het BTW-nummer van de afnemer
- een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of de verleende dienst
- hoeveelheid (of omvang) en aard van de geleverde goederen of de verleende dienst
in geval van een BTW-vrijstelling een vermelding hiervan - de gegevens die nodig zijn om te bepalen of een vervoermiddel nieuw is (bijvoorbeeld een kentekenbewijs)
- de eenheidsprijs en eventuele vooruitbetalingen en andere kortingen die nog niet in de eenheidsprijs zijn begrepen
- het BTW-bedrag in euro's
- als de belasting wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger; zijn naam en adres en BTW-nummer.
Daarnaast stelt de Belastingdienst de volgende extra eisen aan digitaal factureren (door middel van elektronische facturen):
- de factuur beschikt minstens over de hierboven beschreven basisgegevens
- de facturen moeten daadwerkelijk worden uitgereikt
- de ontvanger heeft geaccepteerd dat de facturen elektronisch worden verzonden
- er moeten maatregelen zijn genomen die de duurzame en integere opslag van de elektronische gegevens waarborgen
- er moeten maatregelen zijn genomen om te waarborgen dat het proces achteraf kan worden gecontroleerd
- de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de factuurgegevens moeten zijn gewaarborgd.
Zie ook dit artikel van de belastingdienst hierover. Er is ook een brochure “elektronisch factureren” en via deze link komt u bij uitgebreide toelichting van de belastingdienst.
Bronnen: belastingdienst; zibb;factuurwijzer; softwarepakketten.nl;mkbservicedesk
Algemeen nieuws