Debiteurenbeheer
Via deze link kunt u zich aanmelden voor de nieuwsbrief.
Onderstaand een korte uitleg over wat goed debiteurenbeheer is en hoe u dit het beste vorm kunt geven. Daarnaast een kort stappenplan welke u kunt gebruiken voor uw debiteurenbeheer. Tot slot hebben wij een aantal links opgenomen naar pagina’s van enkele andere sites waar u meerdere voorbeelden kunt vinden van facturen, herinneringen, aanmaningen etcetera.
Om te beginnen is het verstandig om bij het zaken doen met nieuwe klanten (dit kan uiteraard ook bij bestaande klanten) een aantal dingen te controleren en voor te bereiden.
Kredietwaardigheid
Begin altijd eerst met de kredietwaardigheid te onderzoeken van uw (nieuwe) zakenpartners. Dit doet u door te controleren of de onderneming is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en/of door een kredietonderzoeksbureau inlichtingen te laten inwinnen over de nieuwe klant bij het Bureau Kredietregistratie (BKR) in Tiel.
Wijze van levering
Op welke wijze gaat u uw diensten leveren/aanbieden? Wilt u vooraf of achteraf betaald worden? Is er sprake van urendeclaratie, wat is dan de uitkeringstermijn van de declaraties? Wilt u contact betaald worden? Krijgt u pas betaald als bepaalde stukken bijvoorbeeld bij een verzekeraar of andere instantie binnen zijn? Kortom veel vragen die u zichzelf moet stellen en waar u rekening mee moet houden bij het opstellen van uw debiteurenprotocol.
Factuur
Als u een factuur opstelt moet deze voldoen aan een aantal voorwaarden:
- de factuurdatum en een (uniek) factuurnummer
- de naam en het adres van uw klant
- de naam en het adres van uw bedrijf
- uw BTW-identificatienummer
- de datum van de levering of de dienstverlening, of de datum waarop een vooruitbetaling is gedaan (als die verschilt van de factuurdatum)
- de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten
- de prijs exclusief BTW
- het te betalen bedrag aan BTW
- uw registratienummer bij de kamer van koophandel
Beheer van uw debiteuren
De meeste bedrijven werken met een debiteurenbeheer van maximaal 60 dagen, onderstaand een globaal tijdschema:
dag 1: versturen van de factuur
na dertig dagen: versturen van de herinnering
na vijfenveertig dagen: versturen van de aanmaning (ca. 45 dagen na de 1ste factuur)
na zestig dagen: na de aanmaning volgt het versturen van de ingebrekestelling
na ca. zeventig dagen: u kunt de vordering overdragen aan een incassobureau
Zorgt u er wel voor dat iedere keer bovenaan uw factuur/brief duidelijk vermeld is waarom het gaat (dus herinnering, aanmaning en ingebrekestelling). Bij de aanmaning kunt u al aangetekend versturen, bij de ingebrekestelling is dit absoluut noodzakelijk om uw “bewijslast” sterker te maken.
Betalingsregeling
Als een debiteur na het verstrijken van de betalingstermijn de factuur niet heeft voldaan, kunt u ook aanbieden een betalingsregeling te treffen. Bij een betalingsregeling betaalt de debiteur uw factuur in termijnen. De afspraken die u hierover maakt moet u uiteraard goed schriftelijk vastleggen (bij voorkeur met een goedkeurende handtekening van beide zijden erop). Zorg er dan wel voor dat er geen aanvullende vordering(en) bij deze debiteur ontstaan, anders blijft u in een permanente betalingsregeling hangen.
Herinnering
Zoals bovenstaand aangegeven is het zaak om de tijdslijnen die u afspreekt met uw klanten zelf ook goed vast te houden. Indien uw factuur na de eerste overeengekomen termijn niet is betaald stuur dan ook de herinnering. Zet daar niet boven dat het de eerste herinnering is, daarmee geeft u namelijk al aan dat er ook nog een tweede komt en voelt uw debiteur zeker geen druk om te betalen.
Voor de herinnering kunt u als volgt te werk gaan: Schrijf een zakelijke brief, waarin u verzoekt tot betaling over te gaan. In deze brief moet u altijd een nieuwe betalingstermijn opnemen, bijvoorbeeld twee weken na dagtekening van de brief. Hiermee creëert u namelijk doorlopend duidelijkheid over de betalingstermijnen en wanneer eventuele vervolgstappen verwacht kunnen worden. Omdat sommige bedrijven pas na een betalingsherinnering overgaan tot betaling kan het verstandig zijn om een korte betalingstermijn te hanteren. Overigens verdient het ook altijd aanbeveling om niet alleen een brief te sturen maar ook telefonisch contact te zoeken met uw debiteur (Leg dit ook goed vast in uw administratie: wanneer en met wie u telefonisch heeft gesproken).
Aanmaning
Als de factuur ook na de herinnering nog niet is betaald, kunt u de aanmaning versturen. Deze verstuurt u 14 dagen na de herinnering (ca. 45 dagen na de 1ste factuur). Bij het versturen van de aanmaning is het zeer sterk aan te raden om ook weer telefonisch contact te zoeken met uw debiteur. Hiermee kunt u aankondigen dat de aanmaning reeds onderweg is en dat het risico aanstaande is dat u de vordering uit handen gaat geven aan een incassobureau met alle daarbij behorende kosten voor uw debiteur.
Incassobureau
Maak altijd vooraf goede afspraken met het incassobureau dat u inschakelt. Als u het werk uit handen geeft aan een incassobureau, moet u uiteraard alle kopieën van de nog niet betaalde facturen overhandigen, plus de verstuurde brieven/herinneringen/aanmaningen en eventuele aantekeningen van telefoontjes etc. Vervolgens zorgt het incassobureau dat het openstaande bedrag wordt geïnd.
Specialistenplan heeft in samenwerking met ZZP-Nederland en Bos Incasso een Incasso Arrangement gesloten waar u als lid gebruik van kunt maken, zie deze link voor meer informatie.
Algemene (leverings)voorwaarden
Het is verstandig om in uw algemene (leverings)voorwaarden ook duidelijk vast te leggen hoe u met uw debiteuren wilt werken. De algemene (leverings) voorwaarden kunt u aan de achterzijde van de factuur drukken, anders moet u ze separaat doen toekomen aan uw debiteuren (bij voorkeur voor levering).
Iedereen die het eerder genoemde incassoarrangement afsluit ontvangt ook standaard algemene 
leveringsvoorwaarden voor uw bedrijf. Deze leveringsvoorwaarden zijn algemene leveringsvoorwaarden die u zelf kunt aanpassen aan uw bedrijf. In 90% van alle vakgebieden geven deze leveringsvoorwaarden een goede bescherming. U kunt eventueel deze voorwaarden door een jurist van DAS Rechtsbijstand laten aanpassen naar maatwerk.
Factoring
U kunt ook kiezen voor gemak en zekerheid door uw debiteurenbeheer (vorderingen) uit handen te geven aan een factormaatschappij. De factormaatschappij betaalt aan u het volledige bedrag, minus aftrek van kosten (dit zijn vaak enkele procenten van het factuurbedrag). De factormaatschappij neemt daarna alles van u over en zal zorgen voor verzending van facturen, betalen, aanmanen en incasso.
Wettelijke handelsrente in rekening brengen
Als een betaling niet op tijd binnen is, mag u volgens de wet rente op de vordering berekenen. Deze in rekening te brengen rente kunt u zowel op uw factuur als in een herinnering aankondigen. U geeft dan aan dat als niet binnen zoveel dagen (de afgesproken termijn) is betaald u wettelijke handelsrente over het factuurbedrag in rekening zult brengen.
De wettelijke handelsrente bedraagt (per 1 januari 2008) op jaarbasis 11,2%. Deze mag u in rekening brengen vanaf het moment dat de eerste betalingstermijn is verstreken.
De wet inzake handelsrente
De boeterente bedraagt in de gehele Europese Unie 7 procent plus de huidige herfinancieringsrente die de Europese Bank berekent.
Als er geen betalingstermijn is overeengekomen, is de koper boeterente verschuldigd vanaf dertig dagen nadat de factuur is ontvangen. Heeft u de factuur al gestuurd voor u de goederen of dienst geleverd heeft, dan gaat de meter tellen op dertig dagen na de ontvangst van de goederen of dienst.
Bij betalingsachterstand treedt de boeterente automatisch in werking. U hoeft er geen aanmaning voor te sturen.
U blijft als verkoper eigenaar van de geleverde goederen. De incassokosten zijn altijd voor de koper, tenzij anders is overeengekomen.
Alleen zakelijke transacties
De wettelijke rente is alleen van toepassing voor zakelijke transacties. Dit zijn transacties tussen ondernemingen of tussen ondernemingen en de overheid. Voor consumenten geldt een lagere wettelijke rente. Hier kan een beroep worden gedaan op de lagere wettelijke rente van op dit moment (2008) 7%
Websites met meer informatie:
- Europese richtlijn
- Wettelijke rente
Betalingsvoorwaarden
Partijen kunnen bij een overeenkomst ook een hoger of lager rentepercentage afspreken. Ook dan geldt dat na het verstrijken van de wettelijke of afgesproken termijn de afgesproken rentevergoeding verschuldigd is zonder voorafgaande ingebrekestelling.
Tips:
- Maak vooraf duidelijke afspraken over levering en betaling. Dit kan o.a. met uw algemene voorwaarden
- Bel uw klant minstens eenmaal op. Zo kunt u achterhalen wat de reden van het niet betalen is.
- Maak voor uzelf helder wanneer u herinneringen en aanmaningen verstuurt. Wijk niet van deze termijn af.
- Gebruik een standaardherinnering en standaardaanmaning.
- Zet boven uw brief niet ´eerste herinnering´; dan verwacht men een tweede herinnering.
- Spreek binnen uw bedrijf af wie betalingsafspraken of betalingsregelingen met de klant mag maken.
- Bevestig de betalingsafspraken schriftelijk.
- Als de afspraken niet worden nagekomen, schakel dan direct een incassobureau in
- Zorg voor inzicht in het betalingsgedrag van uw klanten, een rapportagesysteem is onmisbaar
Bronnen: ZZP-Nederland; KvK; DAS; BOS Incasso;
Algemeen nieuws