Automatisering
Via deze link kunt u zich aanmelden voor de nieuwsbrief.
Binnen uw bedrijf heeft u veel te maken met verwerking van allerlei gegevens: administratie, bestellingen, btw aangifte, het vervaardigen van offertes en meer. Ook komt u er niet onderuit om 'iets' met internet te gaan doen, hetzij middels een eigen website, hetzij via online reclame of andere toepassingen.
Systeem en software
Naast het aanschaffen van een betrouwbaar systeem zult u ook software moeten aanschaffen. Een goed bruikbaar boekhoudpakket is tegenwoordig voor iedereen tegen een aantrekkelijke prijs te verkrijgen. In sommige gevallen bieden leveranciers van pakketten zelfs een proefpakket aan dat u gratis kunt gaan gebruiken. Een nieuwere ontwikkeling is het online voeren van uw administratie. Dat wil zeggen dat u uw administratie via internet kunt invoeren en gebruiken, terwijl de gegevens worden opgeslagen (en beveiligd) bij de leverancier van het pakket.
Diverse pakketten werken samen met administratiekantoren en accountants waardoor uw administratie rechtstreeks kan worden verwerkt door uw accountant. Ook door specialistenplan is in samenwerking met ZZP Nederland een samenwerking opgezet met een accountant (van der Werff te Groningen), ziedeze link voor meer informatie.
De voordelen
Door uw bedrijf te automatiseren kunt u uw productiviteit vergroten en nieuwe kansen benutten. Met gespecialiseerde hard- en/of software bent u minder tijd kwijt aan bijvoorbeeld uw administratie, orderverwerking, dienstverlening et cetera. Bedrijfsautomatisering scheelt tijd en op den duur ook geld.
Er zijn vele vormen van automatisering. Zo kunt u eenmalig een automatiseerder langs laten komen om uw bedrijf te voorzien van hard- en software. Maar het is ook mogelijk om uw automatisering van tijd tot tijd te laten controleren, zodat u verzekerd bent van de nieuwste technologieën. Als ultieme vorm kunt u alles uit handen geven, dan zorgt uw automatiseerder voor al uw databeheer en de beslommeringen die dat met zich meebrengt.
Om u een idee te geven wat bedrijfsautomatisering voor u kan betekenen volgt hieronder een kleine opsomming:
- Met het automatiseren van uw bedrijf kunt u sneller inspelen op de veranderingen in de markt. Hierdoor kunt u uw omzet vergroten.
- Automatisering kan u helpen om uw dienstverlening te vergroten. Door middel van automatisering kan u 24 uur per dag leveren waar u voorheen slechts overdag kon leveren.
- Ook uw internetsite kan profiteren van automatisering. Er zijn bedrijfsbrede oplossingen mogelijk waarbij volautomatisch uw internetsite in korte tijd geactualiseerd kan worden.
- Als u een bedrijfsautomatiseerder in de arm neemt bent u er zeker van dat u hulp heeft wanneer er een storing optreedt in uw soft- of hardware.
- Wanneer u een klein probleem heeft kunt u terecht bij de helpdesk van uw automatiseerder.
- Met een automatiseringsbedrijf kunt u doelmatig uw systeembeheer bijhouden. Preventief onderhoud, aanpassingen en het up to date houden van uw systeem kan dan voor u worden geregeld.
Om een goede keuze te kunnen maken tussen wat u nodig denkt te hebben en wat er beschikbaar is hebben we onderstaand een verkort stappenplan voor u opgesteld waarmee u uw keuze kunt vereenvoudigen.
Hoe vaak wisselt u gegevens uit met uw accountant?
De meeste kleine bedrijven wisselen ca. vijf keer per jaar gegevens uit met hun boekhouder. Een complete administratie op internet is dan waarschijnlijk overbodig. Een usb-stick of een e-mailtje met de gewenste informatie naar de boekhouder is net zo effectief. Naarmate u vaker gegevens uitwisselt is een snellere manier van gegevensuitwisseling wenselijk, denk hier aan internet.
Wat heeft uw organisatie nodig?
Kijk goed naar uw organisatie en maak een lijstje met wat u nodig hebt (noodzaak) en wat wenselijk is om te hebben als bijvoorbeeld:
- managementinformatie
- voorraadadministratie
- debiteuren/crediteurenadministratie
- wel/geen kassa’s
- etcetera
Heeft u reeds een bestaand bedrijf en wilt u over naar een nieuw systeem kijk dan wat u nu mist of waar het af en toe beter kan en zorg dat dit in uw nieuwe pakket wel is opgenomen.
Past het nieuwe pakket bij uw bestaande software ?
Een nieuw pakket kan onderdeel zijn van een bestaand softwarepakket of moeten communiceren met andere pakketten. Zorg dat u zeker weet dat de verschillende software en hardware op elkaar is afgestemd en dat deze met elkaar kunnen communiceren. Miscommunicatie tussen hard- en software is één van de meest voorkomende problemen bij kleine ondernemers en kost vaak veel tijd en geld (soms zelfs nog een nieuw pakket moeten kopen) om op te lossen.
Wat verwacht u van de leverancier?
Wat verwacht u in de ondersteunende sfeer van de leverancier van uw software/hardware? Wilt u geholpen worden bij de implementatie en wilt u ook een beroep op ze kunnen doen na de installatie. Is er een helpdesk die u kunt bereiken (wat zijn de openingstijden hiervan), kan uw software leverancier snel handelen als dit nodig is (bijv. online support). Voor meer informatie over de kwaliteit van helpdesks kunt u kijken op Bereikbaarheid.nl.
Wat mag het kosten?
In het begin weet u waarschijnlijk nog niet precies wat u wilt, dus ook niet hoeveel dat gaat kosten. Zorg dat u eerst exact weet wat voor systeem u nodig heeft en welke eisen daarbij horen. Mocht later blijken dat het gewenste pakket te duur is, dan kunt u in overleg met de leverancier altijd kijken of er een goedkoper alternatief beschikbaar is. Weet wel dat een goede investering in automatisering zich uiteindelijk altijd terugverdiend door efficiency binnen uw bedrijf en de tijd die het u kan besparen.
Advies over mogelijke functionaliteiten
Als u nog niet helemaal thuis bent in alle termen etc. die zich in deze materie voordoen dan kan onderstaand overzicht van het Onderzoeksbureau GBNedu wellicht een stuk verder op weg helpen.
Bepaal welke functionaliteiten essentieel zijn voor u en/of waarop de nadruk moet liggen. Onderzoeksbureau GBNedhanteert negen criteria voor de beoordeling van boekhoudpakketten:
- Ondersteuning aan XML Auditfile Financieel
- IBAN/BIC voor internationale betalingen
- Elektronisch factureren
- Bevat het een factuurmodule? Is elektronisch factureren mogelijk?
- Kunnen aanmaningen per e-mail worden verstuurd?
- Hoe werkt de aangifte Omzetbelasting?
- Is het pakket voorbereid op XBRL ?
- Is er een overzicht met financiële risico's?
- Bevat het een liquiditeitsprognose?
Bronnen: zzp-nederland; zibb; gbned; wikipedia
Algemeen nieuws